Therapienotizen schreiben, ohne dass die Aufnahme den Raum verlässt

Aktualisiert 6. September 2026 · 10 Min. Lesezeit · Vom Vocemo-Team

Die Notizen-Ansicht von Vocemo mit Vorlagenauswahl für DAP, BIRP und SOAP

Mentalyc startet bei 14,99 $ im Monat bei Jahreszahlung. Upheal kostet 1 $ pro Sitzung, gedeckelt bei 69 $ im Monat. Blueprint verlangt 0,99 $ pro Sitzung. SimplePractice nimmt 35 $ im Monat zusätzlich. Alle schicken das Sitzungsaudio an einen Anbieter. Vocemo entwirft DAP, BIRP und SOAP auf deinem Mac, für 15 $ im Monat, ohne Zertifizierung und ohne Rechtsberatung.

Transkript mit getrennten Sprechern und ein DAP-Entwurf daneben.

Was die Notiz-Werkzeuge kosten: Mentalyc ab 14,99 $ im Monat jährlich, Upheal 1 $ pro Sitzung
Der Aufpreisweg: SimplePractice AI Note Taker 35 $ im Monat auf einen Tarif ab 49 $
Die lokale Variante: 15 $ im Monat oder 144 $ im Jahr, Aufnahme und Entwurf auf dem Mac
Was sie nicht ist: Keine Zertifizierung, kein Auftragsverarbeiter, weil niemand Audio bekommt

Lassen sich Therapienotizen mit KI schreiben, ohne die Sitzung hochzuladen?

Ja, wenn das Modell auf deinem eigenen Rechner läuft. Eine Verlaufsnotiz ist die Zusammenfassung einer Aufnahme. Die Aufnahme ist Audio, das Transkript ist Text, und die Notiz ist ein kürzerer Text in fester Form. Keiner dieser Schritte braucht einen Server. Sie brauchen einen Prozessor und Arbeitsspeicher, und beides hat ein aktueller Mac.

Fast jedes Produkt, das Therapeutinnen und Therapeuten dafür verkauft wird, funktioniert andersherum. Du nimmst auf dem Telefon oder im Browser auf, die Datei geht auf die Infrastruktur des Anbieters, ein grosses Modell schreibt dort den Entwurf, und der Text kommt zurück. Dieser Aufbau ist nicht nachlässig. Er ist der Grund, warum ein Anbieter sehr grosse Modelle betreiben, wöchentlich Änderungen ausliefern und Windows, iPhone und Android von einer Stelle aus bedienen kann. Er bedeutet aber auch, dass ein Dritter eine Aufnahme aus einer Therapiesitzung hält, und sei es kurz.

Die Frage in diesem Artikel ist eng. Nicht, ob diese Anbieter sorgfältig arbeiten, denn die meisten sind es nachweislich. Die Frage ist, ob die Aufnahme deine Praxis überhaupt verlassen muss, und was sich in deiner eigenen Bewertung ändert, wenn sie es nicht tut.

Warum ist Vertraulichkeit in der Psychotherapie ein Sonderfall?

Jeder Heilberuf hat mit sensiblen Angaben zu tun. Der Inhalt einer Therapiesitzung liegt am äussersten Ende dieser Skala. Ein Sitzungstranskript kann eine Gewalterfahrung enthalten, eine suizidale Äusserung, eine Affäre, einen Aufenthaltsstatus, eine Diagnose, die der Klient sonst niemandem erzählt hat, und die Namen von Menschen, die in gar nichts eingewilligt haben.

Das Recht bildet das an mehreren Stellen ab. Hier stehen die Instrumente, die du nachschlagen würdest, nicht deren Auslegung.

Paragraf 203 StGB stellt die Verletzung von Privatgeheimnissen unter Strafe und nennt Berufspsychologen mit staatlich anerkannter Abschlussprüfung ausdrücklich. Absatz 3 erlaubt die Einbindung sonstiger mitwirkender Personen, soweit erforderlich, und Absatz 4 verlangt, dass du diese Personen zur Geheimhaltung verpflichtest.
Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 DSGVO besondere Kategorien personenbezogener Daten. Wer sie in deinem Auftrag verarbeitet, braucht einen Vertrag nach Artikel 28, und in vielen Fällen kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 dazu.
Die Berufsordnungen der Psychotherapeutenkammern regeln Schweigepflicht, Dokumentation und die Einbindung Dritter. Sie sind je Bundesland unterschiedlich und ändern sich.
Die Dokumentationspflicht steht in Paragraf 630f BGB, samt der Pflicht, die Behandlungsakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren.

Nichts davon ist Rechtsberatung, und diese Seite kann dir keine geben. Deine Kammer, deine Datenschutzbeauftragte und deine Berufshaftpflicht beantworten die Frage für deine Praxis.

Was ändert lokale Verarbeitung wirklich?

Sie nimmt eine Partei aus dem Bild. Das ist alles, und es lohnt sich, genau zu sagen, was daraus folgt und was nicht.

Was sich ändert. Wenn Audio und Transkript den Mac nie verlassen, hält sie kein Anbieter. Es gibt kein Konto bei diesem Anbieter, das kompromittiert werden könnte, weil es kein Konto gibt. Keine Aufbewahrungseinstellung kann falsch gesetzt sein, weil nichts aufbewahrt wird. Für diesen Schritt gibt es keinen Auftragsverarbeiter und damit nichts, was ein Vertrag nach Artikel 28 regeln müsste. Keine Anfrage an dieses Unternehmen erreicht deine Sitzung, weil das Unternehmen sie nicht hat. Und die Einwilligungserklärung deiner Klientinnen hat einen Namen weniger darin.

Was sich nicht ändert. Die Aufnahme existiert weiterhin. Sie liegt auf deinem Notebook, und dein Notebook ist jetzt die ganze Sicherheitsgrenze. FileVault, ein starkes Anmeldepasswort, automatische Sperre, Backups, die du kontrollierst, und ein Plan für ein gestohlenes Gerät werden zu deiner Aufgabe statt zu einer geteilten. Genauso das Löschen des Audios, sobald du es nicht mehr brauchst. Lokale Verarbeitung macht dich mit nichts konform. Sie ändert, welche Fragen deine Bewertung beantworten muss, und die Bewertung musst du weiterhin machen.

Die längere Erklärung des Prinzips steht in KI direkt auf dem Mac, und ein praktischer Weg, bei irgendeiner App nachzusehen, wohin Daten gehen, in lädt deine KI-App Daten hoch.

Was kosten Mentalyc, Upheal, Blueprint und SimplePractice?

Die Preise unten stammen von der jeweiligen Preisseite, geprüft im September 2026. Mehrere Anbieter haben Aktionen, also kann der Einstieg günstiger und die Verlängerung teurer sein.

Diagram: Therapienotizen schreiben, ohne dass die Aufnahme den Raum verlässt

Werkzeug	Wohin das Sitzungsaudio geht	Preis
Mentalyc	Auf die Server von Mentalyc	Mini 19,99 $ im Monat, jährlich 14,99 $, für 40 Notizen. Super 119,99 $, jährlich 99,99 $, für 330 Notizen. 14 Tage Test
Upheal	Auf die Server von Upheal	1 $ pro Sitzung, gedeckelt bei 69 $ im Monat pro Person. Gratis-Tarif vorhanden. 30 Tage Test
Blueprint	Auf die Server von Blueprint	Neben deinem bestehenden System 0,99 $ pro Sitzung oder 69 $ pro Platz und Monat unbegrenzt. Komplettpaket 1,49 $ pro Sitzung
SimplePractice	Auf die Server von SimplePractice	AI Note Taker 35 $ im Monat, zusätzlich zu einem Einzeltarif von 49 $, 79 $ oder 99 $
Vocemo	Bleibt auf deinem Mac	15 $ im Monat oder 144 $ im Jahr, also 12 $ im Monat. 7 Tage Test

Wenn dir lieber wäre, dass das alles auf deinem eigenen Mac läuft: genau das macht Vocemo. 7 Tage kostenlos, danach 15 $ im Monat für 3 Macs.

Kostenlos für Mac laden

Zwei Dinge lohnen sich, aus dieser Tabelle herauszuziehen. Erstens sind die Notiz-Werkzeuge im Vergleich zu anderer klinischer Software nicht teuer. Wer zwanzig Klientinnen pro Woche sieht, zahlt bei Upheal etwa 69 $ im Monat und bei Mentalyc je nach Menge etwa 30 $ bis 60 $. Zweitens sind die meisten mehr als ein Notizschreiber. Upheal und Blueprint sind Dokumentationssysteme. SimplePractice ist eine komplette Praxisverwaltung, in der die KI ein Aufpreis ist. Wenn du Terminplanung, Aufnahmebögen, Videosprechstunde und Abrechnung brauchst, ersetzt ein Werkzeug auf deinem Notebook davon nichts.

Brauchst du für diese Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Sobald ein Anbieter Sitzungsaudio verarbeitet, ja. Das ist der Kern von Artikel 28 DSGVO, und seriose Anbieter bieten so einen Vertrag von sich aus an. Dazu kommt in Deutschland die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach Paragraf 203 Absatz 4 StGB, an die viele erst denken, wenn sie schon unterschrieben haben.

Mentalyc nennt auf der Preisseite HIPAA, PHIPA, SOC 2 Typ 2 und australische Vorgaben und legt entsprechende Verträge bei. Upheal nennt HIPAA, PHIPA, PIPEDA und DSGVO sowie eine SOC-2-Zertifizierung. Blueprint hat eine eigene Seite zu Verträgen und Sicherheit. SimplePractice verweist auf HIPAA und HITRUST. Das sind echte Zusagen mit echten Prüfungen dahinter, und es wäre falsch, etwas anderes zu behaupten.

Das Argument für lokale Verarbeitung ist nicht, dass diese Anbieter nachlässig wären. Es ist, dass ein Vertrag über Daten eine andere Art von Schutz ist als das Nichtsenden der Daten. Der eine verteilt Verantwortung, nachdem etwas schiefgegangen ist. Das andere verringert die Zahl der Stellen, an denen etwas schiefgehen kann. Was du bevorzugst, ist eine Abwägung für deine Praxis, deine Klienten und deine Risikobereitschaft, und vernünftige Kolleginnen landen auf beiden Seiten.

Was braucht der Mac dafür?

Apple Silicon und macOS 13 oder neuer. Also ein MacBook Air, MacBook Pro, Mac mini, iMac oder Mac Studio ab Ende 2020. Macs mit Intel-Prozessor bringen die Sprach- und Sprachmodelle nicht in vernünftiger Geschwindigkeit zum Laufen.

Der Installer von Vocemo ist 5,5 MB gross, weil kein Modell darin steckt. Das Spracherkennungs- und das Sprachmodell laden beim ersten Benutzen der jeweiligen Funktion und beenden sich nach 120 Sekunden ohne Arbeit, sodass zwischen zwei Terminen nichts im Speicher hängt. Eine Sitzung von einer Stunde ist auf einer Maschine mit acht Kernen in wenigen Minuten transkribiert, auf einem Pro- oder Max-Chip schneller.

Der Ablauf ist kurz. Sitzung aufnehmen oder eine Audiodatei importieren, die du anders aufgenommen hast. Das Transkript kommt mit getrennten Sprechern zurück, sodass Klient und Therapeutin unterscheidbar sind. Vorlage wählen, DAP, BIRP oder SOAP. Entwurf lesen, korrigieren, auf Kopieren drücken. Die Notiz liegt in der Zwischenablage, und du fügst sie in dein System ein.

Was die lokale Variante nicht kann

Dieser Abschnitt zählt mehr als die Preistabelle, und er fehlt auf den meisten Vergleichsseiten.

Sie hält keine Zertifizierungen. Vocemo ist nicht DSGVO-zertifiziert, nicht HIPAA-zertifiziert, hat keinen SOC-2-Bericht, ist kein Medizinprodukt und ist von keiner Stelle für klinische Nutzung geprüft oder zugelassen. Es gibt nirgends auf dieser Seite eine solche Behauptung, und du solltest jedem Werkzeug misstrauen, das locker damit umgeht.
Sie schliesst keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. So ein Vertrag wird mit einer Stelle geschlossen, die Daten in deinem Auftrag verarbeitet. Wenn niemand deine Aufnahmen bekommt, gibt es in diesem Schritt keine solche Stelle. Das beschreibt genau den Datenweg. Es ist kein Rechtsgutachten über deine Pflichten und nimmt dir nicht ab, deine eigene Begründung zu dokumentieren.
Die Bewertung bleibt bei dir. Kammer, Landesrecht, Berufsordnung und die Bedingungen deiner Versicherung gelten weiter. Genauso die Sicherheit des Mac selbst. Wenn deine Praxis eine dokumentierte Risikoanalyse, ein Löschkonzept oder eine Einwilligungserklärung braucht, die deine Werkzeuge benennt, macht das niemand für dich.
Jede Notiz muss gelesen und freigegeben werden. Sprachmodelle machen Fehler, auch sehr selbstsichere. Sie ordnen eine Aussage der falschen Person zu, schieben zwei Sitzungen ineinander, erfinden ein Detail, das im Zusammenhang plausibel klingt, oder übersehen eine Risikoäusserung ganz. Ein erzeugter Entwurf ist ein erster Entwurf, mehr nicht. Lies jede Zeile gegen das, was wirklich passiert ist. Das gilt für jedes Produkt auf dieser Seite, lokal wie in der Cloud.
Es gibt keine Anbindung an ein Dokumentationssystem. Kein Übergeben an SimplePractice, an eine Praxissoftware oder an sonst etwas. Keine Klientenliste, keine Terminplanung, keine Abrechnung, keine Behandlungspläne, keine Fragebogenauswertung, keine Videosprechstunde. Das Ergebnis ist Text in der Zwischenablage.
Die Vorlagen sind Formen, kein fachliches Urteil. DAP, BIRP und SOAP strukturieren eine Notiz. Sie entscheiden nicht, was hineingehört und was deine Kostenträger sehen wollen.
Es ist eine Mac-App. Keine Weboberfläche, keine iPhone-App, kein Windows, kein Android. Drei Macs pro Abo sind die Grenze.
Die Einwilligung holst weiterhin du ein. Eine Klientin aufzunehmen setzt ihr Einverständnis voraus, egal was danach mit der Datei passiert. Lokale Verarbeitung ändert, was du ihr über den Weg der Daten erzählst. Sie ersetzt das Gespräch nicht.

Wie entscheidest du zwischen den beiden Wegen?

Ein paar ehrliche Faustregeln.

Nimm ein Cloud-Werkzeug, wenn die Notiz automatisch in der Akte landen soll, wenn du in einer Gemeinschaftspraxis mit gemeinsamen Vorlagen und Supervision arbeitest, wenn du dasselbe Werkzeug auf dem Telefon und auf dem Notebook brauchst, wenn du einen Anbieter willst, der vertraglich Verantwortung übernimmt, oder wenn eure Vorgaben einen benannten Auftragsverarbeiter mit Prüfbericht verlangen. Das sind alles gute Gründe, und sie decken viele Praxen ab.

Nimm ein lokales Werkzeug, wenn genau das Verlassen der Aufnahme der Punkt ist, mit dem du dich nicht anfreundest, wenn du ohnehin ein System hast, in das du gern einfügst, wenn du allein arbeitest, wenn du einen festen Preis willst, der nicht mit der Zahl der Sitzungen wächst, oder wenn Klienten dich direkt fragen, wer die Sitzung sonst noch hört. Wer dreissig Klienten pro Woche sieht, zahlt bei Upheal die Deckelung von 69 $ oder bei Mentalyc in den grösseren Tarifen rund 60 $. Dieselbe Anzahl kostet lokal 15 $ im Monat, weil am Preis nichts von der Menge abhängt.

Und wenn du unsicher bist, frag deine Kammer, bevor du irgendetwas aufnimmst. Diese Antwort ist mehr wert als jede Vergleichstabelle, auch als diese. Preise geprüft im September 2026.

Questions

Ist eine KI für Therapienotizen DSGVO-konform?

Mehrere Produkte nennen Zertifizierungen und schliessen Verträge zur Auftragsverarbeitung, darunter Mentalyc, Upheal und SimplePractice. Vocemo behauptet keinerlei Konformität und hält keine Zertifizierung. Was es tut, ist das Audio auf dem Mac zu lassen, sodass es kein Anbieter bekommt. Deine eigene Bewertung, dein Landesrecht und die Regeln deiner Kammer bleiben deine Verantwortung.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag für eine App auf meinem eigenen Rechner?

Ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO regelt eine Stelle, die Daten in deinem Auftrag verarbeitet. Wenn Aufnahme und Transkript den Mac nie verlassen, existiert in diesem Schritt keine solche Stelle. Das ist eine Aussage darüber, wohin Daten wandern, und keine Rechtsberatung. Kammer oder Kanzlei klären die Lage für deine Praxis.

Kann KI DAP-, BIRP- und SOAP-Notizen schreiben?

Ja, alle Werkzeuge auf dieser Seite erzeugen Notizen in diesen Formen, und Vocemo bringt Vorlagen für SOAP, DAP und BIRP mit. Das Ergebnis ist immer ein Entwurf. Modelle machen Fehler, auch selbstsichere, die sich flüssig lesen. Jede Notiz gehört gegen die Sitzung geprüft und von der behandelnden Person freigegeben.

Was kostet Mentalyc im Monat?

Der Mini-Tarif von Mentalyc kostet 19,99 $ im Monat oder 14,99 $ bei Jahreszahlung und deckt 40 Notizen im Monat ab. Der Super-Tarif liegt bei 119,99 $ im Monat oder 99,99 $ jährlich für 330 Notizen. Es gibt 14 Tage Test ohne Karte. Preise geprüft auf mentalyc.com.

Ist Upheal oder Blueprint bei wenigen Sitzungen günstiger?

Upheal nimmt 1 $ pro Sitzung mit einer Deckelung bei 69 $ im Monat pro Person, also kostet eine kleine Praxis sehr wenig. Blueprint nimmt 0,99 $ pro Sitzung neben deinem bestehenden System oder 69 $ pro Platz und Monat unbegrenzt, das Komplettpaket 1,49 $ pro Sitzung. Unter etwa siebzig Sitzungen im Monat liegen beide unter ihrer eigenen Deckelung.

Trägt ein lokales Werkzeug die Notiz in mein Dokumentationssystem ein?

Nein. Es gibt keine Anbindung an SimplePractice, an eine Praxissoftware oder an sonst ein System, und es ist auch keine geplant. Die fertige Notiz geht per Knopfdruck in die Zwischenablage, und du fügst sie ein. Wenn das automatische Eintragen der Grund für den Kauf ist, passt ein Cloud-Werkzeug mit eigenem Dokumentationssystem besser.

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